BAB
3
ORGANISASI
DAN MANAJEMEN KOPERASI
Organisasi Koperasi
Organisai Koperasi terdiri dari : Rapat Anggota,
Pengurus, dan Pengawas ,sedangkan unsure lain yang melengkapi organisasi
koperasi adalah : unsure penasehat, unsure pelaksana, manajer dan
karyawan-karyawan koperasi.
Dari
sudut pandang Organisasi, manajemen koperasi pada
prinsipnya terbentuk dari tiga unsure: aanggota,pengurus dan karyawan. Dapat
dibedakan struktur atau alat perlengkapan organisasi yang sepintas adalah sama
yaitu : Rapat Anggota, Pengurus, dan Pengawas. Untuk itu, hendaknnya dibedakan
antara fungsi organisasi dengan fungsi manajemen.unsur pengawas seperti yang terdapat
pada alat perlengkapan organisasi koperasi, pada hakekatnya adalah merupakan perpanjangan
tangan dan anggota, untuk mendampingi pengurus dalam melakukan fungsi control
sehari-hari terhadap jalannya roda organisasi dan usaha koperasi. Keberhasilan
koperasi tergantung pada kerjasama ketiga unsure organisasi tersebut dalam
mengembangkan organisasi dan usaha koperasi, yang dapat memberikan pelayanan
sebaik-baiknya kepada anggota.
Dari sudut pandang proses,
manajemen koperasi lebih mengutamakan demokrasi dalam pengambilan keputusan.
Istilah satu orang satu suara (one man one vote) sudah mendarah daging dalam
organisasi koperasi. Karena itu, manajemen koperasi ini sering dipandang kurang
efisien, kurang efektif, dan sangat mahal. Terakhir, ditinjau dan sudut pandang
gaya manajemen (management style), manajemen koperasi menganut gaya
partisipatif (participation management), di mana posisi anggota ditempatkan
sebagai subjek dan manajemen yang aktif dalam mengendalikan manajemen
perusahaannya.
Rapat
Anggota merupakan pemegang kuasa ertinggi dalam menentapkan
kebijakan umum dibidang organisasi, manajemen, dan usaha koperasi. Kebijakan
yang sifatnya sangat strategis dirumuskan dan ditetapkan pada forum Rapat. Umumnya
, rapat anggota diselenggarakan sekali setahun.
Pengurus
dipilih dan diberhentikan oleh rapat anggota. Dengan demikian pengurus dapat
dikatakan sebagai pemegang kuasa Rapat Anggota dalam mengoperasikan
kebijakan-kebijakan strategi yang ditetapkan Rapat Anggota penguruslah yang
mewujudkan arah kebijakan stategis yang menyakut organisasi mupun usaha.
Pengawas
mewakili anggota untuk melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan yang
dilaksanakan oleh pengurus. Pengawas dpilih dan diberhentikan oleh Rapat
Anggota. Oleh sebab itu, dalam struktur organisasi koperasi, posisi pengawas
dan pengurus adalah sama.
Pengelola
adalah tim manajemen yang diangkat dan diberhentikan oleh pengurus, untuk
melaksanakan teknis operasional dibidang usaha. Hubungan pengelola usaha
(managing director) dengan pengurus koperasi adalah hubungan kerja atas dasar
perikatan dalam bentuk perjanjian atau kontrak kerja.
Manajemen koperasi
Manajemen koperasi merupakan salah satu bagin penting
dari organisasi koperasi. Berhasil tidaknya
suatu koperasi sangat
tergantung pada mutu dan kerja dalam
bidang manajemennya.apabila manajemen ini memiliki kejujuran, kecakapan dan
giat dalam bekerja maka besarlah kemungkinannya koperasi akan maju pesat atau
setidak-tidaknya tendensi untuk terjadinya kebangkrutan dapat ditanggulangi.
Tetapi sebaliknya apabila orang-orang tidak cakap, curang atau tidak berwibawa
tentulah koperasi pun akan mundur atau tidak semaju seperti yag diharapkan.
Manajemen memang bukanlah satu-satunya unsur yang menetukan
gagal tidaknya suatu usaha, tetapi bagaimanapun rang-orang yang duduk dalam
manajemen ini mempunyai peranan penting. Lebih-lebih dalam organisasi koperasi
yang bukan kumpulan modal uang melainkan kumpulan orang-orang. Hingga dari
sekian banyak koperasi yang gagal banyak diantaranya yang disebabkan oleh
kekacauan dalam bidang manajemen.
Istilah manajemen berasal dari bahasa italia: managio
yang artinya pengurusan. Kemdian dalam bahasa inggris menjadi management,
diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia tentang tata laksana, pengelolaan atau
pengurusan.
Setiap usaha kerjasama
harus ada seseorng pejabat atau lebih yang memimpin segenap proses
penyelenggaraaan dalam kerjasama itu. Pejabat ini disebut manajer. Dalam proses
penyelenggaraan usaha kerjasama, manajer itu melakukan pekerjaan dari dua dua
segi:
1). Menggerakan
orang-orang, yaitu mendorong, memimpin, menjuruskan, dan menerbitkan
orang-orang agar melakukan perbuatan-perbuatan dalam menuju kearah tercapainya
tujuan yang telah ditentukan dalam usaha kerjasama itu.
2). Mengerahkan
fasilitas, yaitu menghimpun, mengatur, memelihara, dan mengendalikan alat,
benda, uang, waktu dan metode kerja serta peralatan apapun lainnya yang
diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam usaha kerja sama itu.
Didalam menggerakan orang-orang dan mengerahkan
fasilitas, manager melakukan lima pola perbuatan: perencanaan, pembuatan
keputusan, pembimbingan, pengorganisasian, pengendalian.
Perencanaan
Menggambarkan dimuka
hal-hal yang harus dikerjakan dan cara mengerjakannya dalam rangka mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
Pembuatan keputusan
Melakukan pemilihan diantara berbagai kemugkinan
untuk menyelesaikan persoalan-persoalan, pertentangan –pertentangan dan
keragu-ragu yang timbul dalam proses penyelenggaraan usaha kerjasama itu.
Pembimbing
Memerintah, menugaskan, memberi arah dan menuntut
bawahan untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan dalam mencapai tujuan yang telah
ditentukan.
Pengkoordinasian
Menghubung-hubungka, menyeleraskan orang-orang dan
pekerjaanya sehingga semua berlangsung secara tertib dan seirama menuju kearah
tercapainya tujuan tanpa terjadinya kekacauan, percekcokan atau kekosongan
kerja.
Pengendalian
Melakukan kegiatan pemeriksaan, mencocokan dan
mengusahakan agar pekerjaan –pekerjaan yang ada terlaksana sesuai dengan
rencana yang ditetapkan dan hasil yang di kehendaki.
Manfaat Perencanaan bagi Organisasi
a) Sebagai alat pengawasan dan pengendalian kegiatan
b) Untuk memilih dan menetapkan skala prioritas
c) Untuk mengarahkan dan menuntun pelaksanaan kegiatan
d) Untuk mengurangi dan menghadapi ketidakpastian (uncertainly)
e) Mendorong tercapainya tujuan, misalnya kesejahteraan anggota, memperluas
usaha dsb
Untuk Perencanaan bagi Organisasi
a)
Falsafah
f) Program
b) Kebijakan
g) Aturan
c)
Tujuan
h) Jadwal
d)
Strategi
i) Anggaran
e)
Prosedur
j) Taktik, dll
Tahap-tahap Penyusunan Perencanaan
a) Menetapkan dan merumuskan tujuan
b) Melakukan analisis kesempatan/swot
c) Melakukan analisis sumber daya
d) Identifikasi dan Pengembangan alternative
e) Implementasi strategi
f) Pelaksanaan keputusan
Perencanaan
Strategis (Strategic Planning)
Perencanaan strategis adalah suatu proses perencanaan jangka panjang yang
disusun untuk mencapai tujuan Organisasi.
a) Sifat-sifat Perencanaan Strategis :
(1) Menyangkut kurun waktu yang panjang/lama
(2) Menyangkut persoalan yang mendasar
(3) Memberikan kerangka dasar dalam pengambilan
keputusan
(4) Sebagai alat pemersatu dalam pengambilan
keputusan
(5) Umumnya digunakan oleh Manajer puncak
b) Faktor-faktor yang mempengaruhi pentingnya perencanaan strategis
(1) Adanya peningkatan dan perubahan teknologi;
(2) Semakin rumit dan kompleks tugas manajerial
(3) Makin panjang waktu dan dampak dimasa
depatn,
(4) Makin rumitnya lingkungan luar
B. PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)
Pengertian Organisasi
“Organisasi adalah sekelompok manusia yang bekerjasama, dimana kerjasama
tersebut dicanangkan dalam bentuk struktur organisasi atau gambaran skematis
tentang hubungan kerja dalam rangka mencapai tujuan tertentu”
DWIGHT WALDO, mendefinisikan bahwa:
“Organisasi adalah struktur hubungan antar manusia berdasarkan wewenang dan kelanggengan
dalam sebuah system administrasi”
Azas-azas Organisasi
Azas-azas organisasi adalah merupakan pedoman yang sejauh mungkin hendaknya
dilaksanakan agar diperoleh struktur organisasi yang baik dan aktivitas
organisasi dapat berjalan lancar
Adapun urutannya adalah :
1. Perumusan tujuan jelas ;
Rumusan tujuan yang jelas untuk memudahkan penetapan haluan organisasi,
pemilihan bentuk, pembentukan struktur, kebutuhan pejabat, kecakapan daya
kreasi dari para anggota organisasi.
Gregor, mengatakan :
Tujuan yang jelas adalah yang efektif menambah semangat semua anggota untuk
bekerja kearah tujuan yang sama
2. Pembagian Tugas;
Azas ini dapat diartikan sebagai :
a) Perincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain dalam satuan organisasi.
b) Perincian serta pengelompokan yang erat hubungannya satu dengan
yang lain, untuk dilakukan oleh pejabat tertentu
3. Koordinasi
Koordinasi adalah suatu azas yang menyatakan bahwa dalam suatu organisasi haru
ada keselarasan aktivitas diantara satuan-satuan organisasi.
Adapun manfaat koordinasi adalah :
a) Menghindarkan konflik
b) Menghindarkan rebutan fasilitas
c) Menghindarkan pekerjaan yang tumpang tindih
d) Menjamin kesatuan sikap
e) Menjamin kesatuan pelaksanaan, dll
Koordinasi dapat dilakukan dengan cara :
a) Pertemuan informal
b) Pertemuan resmi
c) Mengangkat koordinasi
d) Menggunakan buku pedoman, dsb
4. Pelimpahan wewenang
Wewenang adalah hak seseorang pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan
agar tugas dan tanggung jawab dapat dilaksanakan dengan baik. Sedangkan
pelimpahan adalah penyerahan.
5. Rentangan Kontrol (Rentang kendali);
Rentangan control adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin
dengan baik oleh seorang atasan.
Sedangkan bawahan langsung adalah merupakan sejumlah pejabat yang langsung
dibawah seorang atasan.
Yang perlu diperhatikan dalam rentang kendali adalah : Bahwa seseorang atasan
tidak mungkin dapat memimpin bawahan sebanyak-banyaknya, karena kemampuan
seseorang itu terbatas. Makin banyak bawahan, beban pimpinan makin berat,
sehingga harus diperhatikan tidak hanya orang-orangnya saja tetapi hubungannya.
6. Jenjang organisasi :
Jenjang organisasi adalah tingkat-tingkat satuan organisasi yang didalamnya
terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas
sampai bawah dalam suatu fungsi.
Inti jenjang organisasi menurut CAROLL L. SHARTLE, adalah “perbedaan
antara peranan atasan dan bawahan”
7. Kesatuan Perintah :
Kesatuan perintah berarti bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya
hanya dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang atasan tertentu.
8. Fleksibilitas :
Struktur organisasi harus sudah dirubah untuk disesuaikan dengan
perubahan-perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang
sedang berjalan. Tetapi kalau dirubah justru menghambat kelancaran aktivitas,
maka ini bukan fleksibilitas
Misalnya :
- Perubahan tujuan
- Penambahan tujuan
- Perluasan aktivitas
- Penambahan beban kerja dll
C.
ACTUATING (PENGGERAKAN UNTUK BEKERJA)
Koperasi hakekatnya dibangun untuk memberdayakan masyarakat dari kesulitan,
kekurangan, kelemahan dan kemiskinan. Misi ini sangat erat kaitannya dengan
pola pengaturan kelembagaan dari masyarakat itu (komunitas anggota koperasi)
sendiri membangun kesejahteraan secara bersama-sama (goal). Untuk mencapai
tujuan koperasi tersebut maka koperasi harus menunjukkan jatidirinya yang
mandiri.
Kemanfaatan bagi anggota dari Usaha Koperasi
Keuntungan Ekonomis :
- Peningkatan skala usaha (menjual dan membeli)
- Pemasaran (menampung hasil produksi)
- Pengadaan barang dan jasa (menyediakan untuk anggota)
- Fasilitas kredit (memberi kemudahan kepada anggota)
- Pembagian SHU (berdasar transaksi dan partisipasi anggota)
Keuntungan Sosial :
- Keuntungan kelompok (kepentigan banyak orang)
- Pendidikan dan pelatihan (meningkatkan pengetahuan, kesadaran dan
keterampilan) serta Kaderisasi yang berkesinambungan.
- Program sosial lainnya (kesetiakawanan antar anggota)
Sesuai dengan pengertian dan jatidiri serta nilai-nilai koperasi tersebut
diatas maka keberhasilan koperasi dalam melaksanakan perannya antara lain
ditujukan :
Pertama, membangun dan meningkatkan peran dan partisipasi anggota.
Anggota Koperasi sebagai modal utama dari koperasi, maju atau mundurnya kinerja
koperasi akan ditentukan oleh peran aktif anggota baik sebagai pemodal
(pemilik), nasabah (konsumen) serta sebagai penerima manfaat atau
dengan kata lain Anggota adalah Raja. Ini adalah realita dalam perkoperasian
karena anggota sebagai pemilik koperasi memberikan makna bahwa anggota memiliki
hak penuh menentukan diterima atau disetujuinya perencanaan usaha yang diajukan
oleh Pengurus dan Pengawas dalam forum Rapat Anggota. Sikap loyal anggota karena
memiliki koperasi dapat ditumbuhkan melalui kegiatan perencanaan usaha
koperasi sejak awal, program kegiatan pendidikan dan pelatihan untuk anggota
yang terpola dan berkesinambungan. Hal ini selain membuka cakrawala
wawasan bagi anggota koperasi juga membangun watak koperasi
(budaya) dari anggotanya.
Kedua,
membangun kemampuan Pengelola dan kaderisasi.
Pengelola atau pengurus koperasi (termasuk juga jajaran struktural
dibawahnya) harus memiliki kemampuan kepemimpinan, kewirausahaan,
professional serta terutama memiliki kejujuran. Pengurus dalam
melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya mampu menghasilkan pelayanan yang dapat
memberikan manfaat kepada anggotanya (baik aspek manfaat fisik, ekonomi maupun
manfaat psikologis).
Manajemen koperasi difokuskan menjadi manajemen yang efisien dan efektif, dan
memiliki nilai-nilai manajemen sesuai jati diri koperasi, serta memiliki
Pedoman Pengelolaan Organisasi dan Bisnis Koperasi atau System Operating
& Prosedure.
Ketiga, memiliki kesehatan keuangan.
Keberhasilan dan kegagalan koperasi dapat dilihat sehat atau tidaknya keuangan
koperasi, tingkat kesehatan keuangan koperasi mencerminkan juga kesehatan
usaha, organisasi, manajemen serta sehatnya kualitas pelayanannya kepada
anggota.
Keadaan keuangan dilaporkan secara berkala sesuai kaidah-kaidah akuntansi,
terbuka dan bertanggung jawab. Untuk itu peran aktif Pengurus membangun
koordinasi pengawasan (internal) dengan Badan Pengawas Koperasi harus
menganut system pengawasan atau pendeteksian dini (early warning system),
mengkoreksi dan memperbaiki sedini mungkin masalah keuangan koperasi sebelum
kerugian menjadi beban yang harus dipikul oleh anggota karena kesalahan
prosedural (mismanagement) oleh pengelola.
Keempat, membangun kemitraan antar koperasi dan kemitraan koperasi dengan pihak
Badan Usaha lain.
Menghadapi trend bisnis (era pasar bebas) dan kemajuan teknologi
yang semakin pesat, koperasi sejak dini sudah harus melakukan penyesuaian dan
antisipasi pengembangan usahanya dengan melakukan kerjasama antar
koperasi (membangun sinergi) untuk memiliki bargening position dengan
mengutamakan kekuatan pasar (captive market) anggotanya;
karena Keberhasilan hanya dapat diraih secara bersama
untuk Kepentingan yang sama, saat ini momentum untuk mewujudnyatakan kekuatan
yang dimiliki koperasi melalui kerjasama kemitraan.
Mendorong koperasi juga menjalin kerjasama kemitraan dengan pihak lain, seperti
Badan Usaha milik Negara/Daerah, swasta dalam negeri maupun swasta asing, perlu
dilaksanakan secara sungguh-sungguh, agar koperasi dapat dan mampu memasuki
perdagangan international, maupun dapat secara bersama-sama membangun jejaring
usaha.
D. PENGAWASAN (CONTROLLING)
1) Pengertian dan arti pentingnya;
“Pengawasan adalah merupakan tindakan atas proses kegiatan untuk mengetahui
hasil pelaksanaan, kesalahan, kegagalan, kemudian dilakukan perbaikan dan
mencegah terulangnya kembali kesalahan tersebut”.
H. Koontz dan CO Donnel, mengatakan bahwa :
“Perencanaan dan Pengawasan ibarat kedua sisi dari mata uang yang sama (planning
and controlling are the two sides of the same coin)”
2) Fungsi Pengawasan;
Melihat dari sasaran pengawasan, maka fungsi pengawasan adalah :
1. Mencegah terjadinya berbagai penyimpangan atau kesalahan.
2. Memperbaiki berbagai penyimpangan atau kesalahan yang terjadi;
3. Untuk mendinamisir organisasi/koperasi serta segenap kegiatan manajemen
lainnya;
4. Untuk mempertebal rasa tanggung jawab;
3) Prinsip-prinsip Dasar Pengawasan ;
1. Adanya perencanaan tertentu dalam Pengawasan;
2. Adanya pemberian instruksi/perintah dan wewenang;
3. Dapat merefleksikan berbagai sifat dan kebutuhan dari berbagai kegiatan yang
diawasi;
4. Pengawasan harus bersifat fleksibel;
5. Dapat merefleksikan pola organisasi
4) Macam-macam Pengawasan;
Pengawasan dapat dibedakan dari berbagai sudut pandang, antara lain:
1. Dari subyek yang mengawasi :
- Pengawasan internal dan eksternal;
- Pengawasan langsung dan tidak langsung;
- Pengawasan formal dan informal;
- Pengawasan manajerial dan staf
2. Dari sudut obyek yang diawasi :
- Material dan produk jadi, yang sasarannya:
a) Kualitas produk/material dengan standar kualitas
b) Kuanantitas produk/material dengan standar kuantitas
- Keuangan dan biaya, yang sasarannya:
a) Anggaran dan pelaksanaannya
b) Biaya-biaya yang dikeluarkannya
c) Pendapatan/penerimaan dalam bentuk uang
- Waktu/time, sasarannya adalah :
a) Penggunaan waktu
b) Pemberian waktu/timing
c) Kecepatan atau speed
- Personalian, sasarannya :
a) Tingkat kejujuran
b) Kesetiaan/loyalitas
c) Kerajinan dengan absensi
d) Tingkah laku dan kesetiakawanan
5) Waktu Pengawasan :
1. Pengawasan preventif, dilakukan sebelum terjadinya penyimpangan
2. Pengawasan represif, dilakukan setelah terjadinya penyimpangan
6) Sifat Pengawasan :
1. Inspektif, yaitu melakukan pemeriksaan setempat (on the spot), untuk
mengetahui sendiri keadaan yang sebenarnya
2. Komporatif, yaitu membandingkan antara hasil dengan rencana yang ada.
3. Verifikatif, yaitu pemeriksaan yang dilakukan oleh staf, terutama pada
bidang keuangan dan atau material.
4. Investigatif, yaitu melakukan penyelidikan untuk mengetahui terjadinya
penyelewengan yang tersembunyi.
7) Prosedur Pengawasan :
Langkah-langkah yang ditempuh meliputi :
1. Menetapkan rencana pengawasan;
2. Melaksanakan pengawasan;
3. Melakukan penilaian/evaluasi
8) Teknik-teknik Pengawasan :
Agar dapat melakukan pengawasan efektif dan efisien, perlu teknik pengawasan
sebagai berikut :
1. Pengawasan yang menitik beratkan pada hal-hal yang menyolok (control by
exeption)
2. Pengawasan yang menitik beratkan pada pengeluaran
3. Pengawasan yang menitik beratkan pada orang-orang yang dipercaya (control
through key person)
4. Pengawasan dengan menjalankan suatu rangkaian pemeriksaan/verifikasi/audit
secara sistematis (control through audits)
IMPLEMENTASI FUNGSI MANAJEMEN KOPERASI
A. Bagi Pengurus, Pengawas dan Penasehat
a) Perangkat Organisasi
Perangkat organisasi koperasi ada (3) bagian :
1. Rapat Anggota
2. Pengurus
3. Pengawas
Ad. 1) Rapat Anggota
Tugas dan wewenang Rapat Anggota :
- Membahas dan mengesahkan pertanggung jawaban Pengurus dan Pengawas
untuk tahun buku yang bersangkutan.
- Membahas dan mengesahkan Rencana Kerja dan RAPB tahun buku berikutnya.
- Membahas dan menetapkan AD, ART dan atau Pembubaran Koperasi.
- Memilih dan memberhentikan Pengurus dan Pengawas.
- Menetapkan Pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU).
Ad. 2) Pengurus
Jumlah Pengurus sekurang-kurangnya tiga orang yang terdiri dari :
- Unsur Ketua
- Unsur Sekretaris
- Unsur Bendahara
Tugas, fungsi, wewenang dan tanggungjawab Pengurus:
1) Secara Kolektif Pengurus bertugas :
- Memimpin organisasi dan kegiatan usaha
- Membina dan membimbing anggota
- Memelihara kekayaan koperasi
- Menyelenggarakan rapat anggota
- Mengajukan rencana RK dan RAPB
- Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung
jawaban kegiatan
- Menyelenggarakan pembukuan keuangan secara
tertib
- Memelihara buku daftar anggota, daftar pengurus
dan buku daftar pengawas.
Pengurus berfungsi sebagai : Perencana, Personifikasi Badan Hukum
Koperasi, Kesatuan Pimpinan, Penyedia sumberdaya dan pengendali koperasi.
Pengurus berwenang dalam :
- Mewakili koperasi didalam dan diluar
pengadilan,
- Memutuskan penerimaan, penolakan dan
pemberhentian anggota sementara, sesuai dengan AD,
- Mengangkat dan memberhentikan Pengelola dan
karyawan Koperasi,
- Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan
anggota sesuai dengan tanggungjawabnya.
Pengurus bertanggungjawab kepada Rapat Anggota mengenai pelaksanaan tugas
kepengurusannya setiap tahun buku yang disakikan dalam Laporan
Pertanggungjawaban tahunan.
2) Secara Perorangan :
a) Ketua :
- Bertugas mengkoordinasikan kegiatan seluruh
anggota pengurus dan menangani tugas pengurus yang berhalangan, memimpin rapat
dan mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan,
- Berfungsi sebagai pengurus, selaku
pimpinan,
- Berwenang melakukan segala kegiatan sesuai
dengan keputusan Rapat Anggota, Rapat Gabungan dan Rapat Pengurus dalam
mengambil keputusan tentang hal-hal yang prinsip, serta menandatangani
surat-surat bersama Sekretaris, serta surat-surat berharga bersama Bendahara,,
- Bertanggungjawab pada Rapat Anggota
b) Sekretaris :
- Bertugas melakukan pembinaan dan pengembangan
dibidang kesekretariatan, keanggotaan dan pendidikan.
- Berfungsi sebagai Pengurus selaku Sekretaris.
- Berwenang menentukan kebijaksanaan dan
melakukan segala perbuatan yang berhubungan dengan bidangnya sesuai keputusan
rapat pengurus, serta menandatangani surat bersama unsur Ketua.
c) Bendahara :
- Bertugas mengelolan keuangan (menerima,
menyimpan dan melakukan pembayaran), membina administrasi keuangan dan
pembukuan.
- Berfungsi sebagai Pengurus, selaku Bendhara.
- Berwenang menentukan kebijakan dan melakukan
segala perbuatan yang berhubungan dengan bidangnya, serta menandatangani
surat-surat berharga bersama unsur Ketua.
- Bertanggungjawab kepada rapat pengurus lengkap
melalui ketua.
Ada. 3) Pengawas
a) Jumlah Pengawas sekurang-kurangnya tiga orang atau sesuai
dengan AD Koperasi.
b) Unsur Pengawas terdiri dari :
- Ketua merangkap anggota,
- Sekretaris merangkap anggota dan
- Anggota
Tugas,
fungsi, wewenang dan tanggungjawab pengawas :
(a) Secara Kolektif
- Bertugas melakukan Pengawasan dan Pemeriksaan
sekurang-kurangnya tiga bulan sekali atas tata kehidupan Koperasi yang meliputi
Organisasi, Manajemen, Usaha, Keuangan, Pembukuan dan kebijaksanaan Pengurus.
- Pengawas berfungsi sebagai Pengawas dan
Pemeriksa.
- Berwenang melakukan pemeriksaan tentang catatan
dan atau harta kekayaan koperasi.
- Bertanggungjawab kepada Rapat Anggota.
B. Dasar-dasar Kegiatan Pengurus dan Pengawas
a) Dalam melaksanakan kegiatan, berpedoman pada:
1. Undang –Undang No. 25 tahun 1992,
2. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga,
3. Keputusan Rapat Anggota,
4. Keputusan Rapat Pengurus dan Rapat Gabungan.
b) Pelaksanaan kegiatan dilaksanakan secara kolektif berdasarkan
azas kekeluargaam dan masing-masing melaksanakan tugas dengan disiplin,
inisiatif, kreatif sesuai dengan pembagian tugas yang ditetapkan.
c) Pengurusdan Pengawas bekerja secara terbutka.
d) Pengurus adalah menyusun kebijaksanaan untuk dilaksanakan oleh
Pengelola (manajer) sesuai dengan perjanjian kerja yang telah ditentukan.
e) Pengawas melaksanakan pengawasan atas pelaksanaan kebijaksanaan
Pengurus sesuai dengan Keputusan Rapat Anggota.
f) Pertanggungjawaban Pengurus maupun Pengawas disajikan
tertulis.
g) Pertanggungjawaban Pengurus maupun Pengawas secara perorangan
yang telah diterima, baik dalam Rapat Pengurus maupun Rapat Pengawas menjadi
tanggungjawab Pengurus atau pengawas.
C. Badan
Penasehat
Tugas dan fungsi Badan Penasehat :
1. Bertugas memberikan pertimbangan dan nasehat baik diminta maupun tidak
diminta untuk kepentingan dan kemajuan Koperasi,
2. Berfungsi sebagai penasehat,
3. Dapat menghadiri Rapat Anggota, Rapat Gabungan dan Rapat Pengurus.
3. FUNGSI MANAJEMEN BAGI PENGELOLA (MANAJER)
a. Manajer ;
Manajer adalah seorang tenaga profesional yang memiliki kemampuan sebagai
pemimpin tingkat pengelola, yang diangkat dan diberhentikan oleh Pengurus
setelah dikonsultasikan dengan Pengawas.
b. Tugas, fungsi dan tanggung jawab Manajer ;
1) Tugas manajer adalah mengkoordinasikan seluruh kegiatan usaha,
administrasi, organisasi dan ketatalaksanaan
serta memberikan pelayanan administratif kepada Pengurus dan Pengawas,
2) Untuk melaksanakan tugas tersebut, manajer berfungsi :
(a) Sebagai pemimpin tingkat pengelola,
(b) Merencanakan kegiatan usaha, kepegawaian dan
keuangan,
(c) Mengkoordinasikan kegiatan kepala-kepala unit
usaha, kepala sekretariat dan kepala keuangan dalam upaya mengatur, membina
baik yang bersifat tehnis maupun administratif
3) Berwenang mengambil langkah tindak lanjut atas kebijaksanaan
yang telah ditetapkan oleh Pengurus
4) Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Ketua.
c. Tata Kerja Manajer
1) Hubungan Kerja Manajer :
a)
Secara vertikal, Manajer mengadakan hubungan kerja keatas dengan Pengurus,
Pengawas untuk mengajukan usulan, pendapat dan segala rencana dalam upaya
pengembangan usaha dan penciptaan uaha baru.
b) Hubungan kerja kebawah, dengan seluruh jajaran pengelola untuk melakukan
kegiatan mengatur, membina dan memberikan bimbingan dan pengawasan dalam upaya
melaksanakan seluruh kebijaksanaan Pengurus dan Pengawas.
c) Secara horisontal mengadakan hubungan kerja dengan seluruh jajaran manajer
setingkat Pengelola.
2) Tata Kerja Manajer :
a) Manajer dapat menghadiri Rapat Anggota, Rapat Pengurus dan Rapat Gabungan,
b) Manajer membantu Sekretaris dalam menyiapkan bahan-bahan yang dibahas
dalam Rapat,
c) Manajer membantu mencatat seluruh keputusan atau kebijaksanaan yang
diambil dalam rapat dan merahasiakannya,
d) Manajer mengatur pelaksanaan kegiatan usaha operasional atas keputusan yang
telah ditetapkan dalam rapat,
e) Manajer melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Pengurus,
f) Manajer bertanggungjawab atas seluruh pelaksanaan tugas.
3) Unit-Unit kerja tingkat pelaksana, terdiri dari :
a) Bagian Sekretariat
b) Bagian Keuangan
c) Bagian Administrasi
d) Unit-Unit Usaha Produktif
Prosedur dan uraian tugas pelaksana/karyawan diatur dalam ketentuan
tersendiri, agar tdak tumpang tindih dengan uraian tugas Pengurus maupun
Pengawas.
Soal plihan ganda:
1.
Perangkat organisasi koperasi ada (3)
bagian sah satunya yaitu …
a. Rapat
anggota
b. Pengurus
c. Pengawas
d. Semuanya
benar*
2. Daru
sudut pandang organisasi manajemen koperasi mempunyai …..prinsip
a. 3*
b. 2
c. 5
d. 1
3.bahwa
tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan
bertanggungjawab kepada seorang atasan tertentu ini merupakan pengertian dari …
a. kesatuan
umum
b. kesatuan
perintah*
c. perintah
d. umum
4.
H. Koontz dan CO Donnel, mengatakan
bahwa :
a. Perencanaan dan Pengawasan ibarat
kedua sisi dari mata uang yang sama (planning and controlling are the two sides
of the same coin)*
b.perencanaan dari pengawasan
c. perencanaan ibrat mata uang
d. perencanaan adalah manajemen koperasi
5.Manfaat Perencanaan bagi Organisasi salah satunya
yaitu…
a. sebagai
alat pengawasan dan pengendalian kegiatan *
b. untuk
memilih dan menetapkan
c. ketepatan
waktu
d. efisien
